СИСТЕМА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ И БИЗНЕС ПРОЦЕСИ

Всичко, от което се нуждаете в един пакет

Cистемата позволява създаването на сигурно и централизирано хранилище на документи от всякакъв тип, тяхното класифициране, бързо намиране, редактирането и управлението им посредством дефинираните работни процеси. Изключително е подходящ за работа при условията на изнесен офис (home office), тъй като може да се ползва отвсякъде и на всякакво устройство

Като функционалност и характеристики приложението е нещо повече от система за управление на електронни документи и бизнес процеси, а именно платформа, която може да се внедри така, че да отговаря на всички специфични изисквания на всеки отделен бизнес или компания.

ХАРАКТЕРИСТИКИ

Файлове и регистри

Архивиране

Системата притежава интелигентна архивираща функционалност, която организира фирмения документо-оборот и осигурява бързо и лесно намиране на необходимите документи.

Файлова Система

Възможност да управлявате файловата си система на облачен принцип. Гъвкави права за достъп и редакция на информацията. Подробна история на редакциите и действията в системата

Виртуални папки

Възможност за създаване на виртуални папки, в които могат да се публикуват документи, подобно на всяка една файлова система.

Редактиране

Бързо и лесно редактиране на всякакви файлове чрез съответното локално приложение и автоматичен директен запис обратно в системата.

Версии на файлове

Всяка промяна на съдържанието на определен файл, създава нова версия. Системата съхранява всички версии, като по този начин лесно може да се проследят направените промени.

Дневник на задачи, срещи

Възможност за водене на дневник на задачи, срещи или просто обикновени бележки, чрез интегрирания в сайта календар.

PDF редактор

  • Oбединяване на PDF документи
  • Разделяне от определна страница
  • Вмъкване, премахване и извличане на страници
  • Поставяне на воден знак и  електронен подпис

Интеграция с MS Office

Интеграция и редактиране на документи:

    • MS Word
    • MS Excel
    • MS Powerpoint
    • Outlook

Дискусии и блогове

Създаване на дискусии, блогове, wiki страници (страници, които всеки оторизиран потребител да може да редактира и добавя съдържание в тях, използвайки само своя уеб браузър)

Импорт и Експорт

Лесен преход от други системи чрез функции за автоматичен импорт на данни и интеграция чрез Web Services. Системата може да се настрои лесно да експортира данни и файлове в разнообразни файлови формати.

Електронни Регистри

Възможност за създаване на разнообразни електронни регистри (договори на клиенти, доставчици, служители и други). Инструменти за търсене, редакция, импорт, експорт, автоматизации и известяване.

Споделяне на файлове

Споделяне на файлове чрез предоставяне на времево ограничен достъп.

Процеси и персонализация

WorkFlow процеси

Изпълнение на дейностите в компанията по точно утвърден бизнес модел. Системата ефективно организира адаптивни workflow процеси, свързани с документи и информация.

Проекти

Управление на проекти и проследяване на срокове, етапи, отговорности и изпълнение. Връзка с файлове и документи.

Задачи

Дефиниране на задачи в системата. Автоматични задачи с дефинирана повторяемост. Контрол на изпълнение и срокове.

Известия

Получаване на известия (по различни канали като електронна поща) при възникване на различни важни събития за задачи, документи, процеси - нов документ, изтичане на срок, необходимост от намеса или одобрение и т.н.

Персонализации

Възможност за персонализиране на началната страница с widgets. Различни изгледи на списъците с документи, файлове и процеси. Widget-ите са прозорци към други части на системата, които свободно се местят, оразмеряват и настройват.

Индексиране и търсене

Индексиране

Системата има мощен механизъм за индексиране на съдържанието с неограничени данни към всеки документ (номер, дата на издаване, входящ номер, дата на промяна, контрагент, сума, бележки, статуси, одобрения и т.н.).

Мощно Търсене

Системата разполага с мощен инструмент за търсене по индексирани данни. Пълно текстово индексиране и търсене в съдържанието на документите, дискусии, блогове, wiki страници и дефинираните в календара бележки и задачи.

Неограничени полета

В системата всеки тип информация може да се опише чрез неограничен брой полета.

Производителност и интеграция

Милиони Документи

Системата е проектирана така, че да работи с милиони документи и това да не оказва влияние върху нейната производителност.

Гъвкавост

Процесите са настройват точно според индивидуалните изисквания на компанията без да се правят компромиси.

Връзка с Други Системи

Системата може да получава и изпраща данни към външни системи.

Home office

Изключително подходяща е за работа при условията на изнесен офис (Home office).

Автоматични операции

При възникване на събитие или при дефинирана цикличност, системата изпълнява различни автоматични операции – импорт на файлове и данни, обработка на данни, известяване, конвертиране, стартиране на работни процеси и т.н.

Контрол и валидиране

Контрол на достъпа

Системата гарантира сигурен достъп до съдържанието на няколко нива – четене, писане, триене и администриране. 

Валидиране

Дефиниране на неограничени по вид условия за валидиране на данни, в резултат, на което грешките се свеждат до минимум.

Контрол на Версиите

Възможност за „заключване“ за текуща редакция и за възстановяване на предходна версия на документите.

GDPR

СИСТЕМАТА изцяло отговаря на GDPR изискванията. Генерира разнообразни справки за удостоверяване прилагането на GDPR изискванията

ПРИЛОЖЕНИЕ

  • Търговия
    • Управление на регистър на клиентите
    • Оферти - изготвяне, съгласуване, разписване
    • Договори с клиенти - изготвяне, съгласуване, разписване
  • Право
    • Договори - изготвяне, съгласуване, разписване
    • Управление на регистър на недвижимите имоти
    • Управление на спорове и дела
    • Следене на срокове по дела и искове
    • Съхранение на знания и съдебна практика
  • Администрация
    • Създаване, съхранение и популяризиране на процедури, формуляри, инструкции
    • Организиране на входяща и изходяща кореспонденция (поща)
    • Организиране на вътрешно-фирмената кореспонденция
  • Снабдяване
    • Управление на процесите по закупуване на стоки, услуги и дълготрайни активи
    • Управление на регистър на доставчиците
    • Процес на избор на доставчици (Procurment)
  • Човешки ресурси
    • Управление на информацията за персонала
    • Управление на трудови досиета
    • Управление движението на документи, свързани с отпуски и болнични
    • Управление на атестациите
    • Заявяване и разрешаване на отпуски
  • Транспорт
    • Управление на информацията за транспортните средства
    • Управление на информацията и изтичащите срокове за транспортните средства
    • Управление транспортни документи (CMR)
  • Производство
    • Управление на проекти по разработване на нов продукт
    • Управление на проекти по текущи производствени партиди
    • Управление на информацията и изтичащите срокове за машини и съоръжения 
  • Фармация
    • Генериране и управление на електронни досиета във формат eCTD, съгласно изискванията за подаване на информация за лекарствени продукти от заявители до Изпълнителна Агенция по лекарствата (ИАЛ).

ПРЕДИМСТВА

  • Богат Опит от Индустрии
    СИСТЕМАТА се използва от компании в различни индустрии, поради което има богато разнообразие от бизнес процеси и регистри, приложими в съответните дейности.
  • Мощно Търсене
    СИСТЕМАТА може да търси по всички данни и във всякакви съчетания, вкл. и чрез пълно текстово индексиране на съдържанието на файловете (постигнато чрез OCR и други технологии).
  • Адаптивност
    СИСТЕМАТА се внедряването точно спрямо нуждите на клиента, което означава, че клиентът получава точно това, което е необходимо за неговия бизнес. СИСТЕМАТА не налага ограничения за брой и вид на полетата, чрез които се описват данните, бой и вид на документите, чрез които се съхраняват файлове и се развиват процеси. Не съществува ограничение по отношение на автоматизации на процеси и валидации на данни.
  • Интеграция с други системи
    Чрез интегрираните Web Services СИСТЕМАТА може да предоставя и получава данни и файлове от други външни системи. Може да се интегрира с Активна директория, LDAP или друга система за централизирано управление на достъп.
  • Платформено независим
    Обстоятелството, че СИСТЕМАТА е уеб базирана, го прави платформено независим и не се налага инсталация за всеки потребител. Лесно се достъпва през мобилно приложение.
  • Висок контрол върху достъпа до данни и взаимодействията с данни
    СИСТЕМАТА записва всяко действие в системата, което води до пълна прозрачност по отношение на работата с информация. Изключително гъвкавото разпределяне на права за достъп до документи и папки осигурява детайлно разпределение на функциите на служителите. СИСТЕМАТА отговаря напълно на изискванията на GDPR.
  • Редактиране на файлове
    СИСТЕМАТА осигурява възможност за лесно редактиране на съдържанието файлове. В случай не необходимост от редакция на съдържание на файл, файлът не трябва да се сваля ръчно на локалния компютър и след редакция да се качва отново ръчно в СИСТЕМАТА. Чрез тази функционалност, след натискане на бутона за редакция, СИСТЕМАТА отваря файла. Всеки запис от локалното приложение се връща обратно към СИСТЕМАТА.
  • Preview на файлове
    СИСТЕМАТА генерира preview на широк набор от популярни файлове като: pdf, jpg, jpeg, png, doc, docx, docm, odm, odp, ods, odt, ppt, pot, potm, pps, pptx, ppsx, pst, xls, xlsx, xlsm, eml, html, txt.

ЧЕСТО ЗАДАВАНИ ВЪПРОСИ

  • Какво отличава СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ от други подобни системи?

Като функционалност и характеристики тя е нещо повече от система за управление на съдържание (Content Management) и бизнес процеси (Business Process Management), а именно платформа, която може да се внедри така, че да отговаря на всички специфични изисквания на всеки отделен бизнес или компания.

  • За кого е предназначена СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ?

СИСТЕМАТА е подходяща за всички индустрии и във всички отдели на една компания.

Изключително е полезна за работа при условията на изнесен офис (home office), тъй като осигурява на служителите всички необходими ресурси за нормално изпълнение на дейностите им, като същевременно гарантира сигурността на работа с отдалечени документи.

  • На колко езика е преведена СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ С ДОКУМЕНТИ?

СИСТЕМАТА функционира на български, английски, руски, френски, испански и немски език. Има неограничена възможност за конфигуриране на всеки друг език.

  • Има ли ограничение в броя на полетата, с които се индексират документите?

Не, системата няма никакви ограничение в броя и вида на полетата. Всяко поле може да се категоризира като: текст, число, дата, номератор, списък, релация, роля, група, таблица, карта.

  • Файловете, които се съхраняват в системата могат ли да се редактират без да се свалят?

Да.

  • Системата прави ли preview на файлове?

Да

  • Системата поддържа ли мобилна версия?

Да

  • Може ли СИСТЕМАТА да осигури работа при условията на изнесен офис (home office)?

Да, СИТЕМАТА е изключително подходяща за работа при условията на изнесен офис (home office), тъй като осигурява на служителите всички необходими ресурси, информация и документи за нормално изпълнение на дейностите им.

  • Какви са разходите за лицензи?

Няма разходи за лицензи.

  • Как мога да разбера колко ще струва конфигурирането на процеси и регистри?

Конкретна оферта може да бъде излъчена само след анализ на изискванията от нашите бизнес консултанти. На база на тази информация и богатия ни опит ние можем да формираме точната цената за внедряване.

  • Къде се инсталира СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ С ДОКУМЕНТИ?

СИСТЕМАТА може да бъде инсталирана както в инфраструктурата на клиента, така и в облачна.

  • Може ли СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ С ДОКУМЕНТИ да изчита данни от Активна директория?

Да. СИСТЕМАТА изчита периодично новите и променени записи за потребители в активна директория. Потребителите се логват в системата чрез паролите си в активната директория.

  • Може ли СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ С ДОКУМЕНТИ да комуникира с други софтуери?

Да. СИСТЕМАТА използва web services, чрез които стандартно комуникира с външни софтуерни системи като изпраща и получава данни. 

  • Търговия
    • Управление на регистър на клиентите
    • Оферти - изготвяне, съгласуване, разписване
    • Договори с клиенти - изготвяне, съгласуване, разписване
  • Право
    • Договори - изготвяне, съгласуване, разписване
    • Управление на регистър на недвижимите имоти
    • Управление на спорове и дела
    • Следене на срокове по дела и искове
    • Съхранение на знания и съдебна практика
  • Администрация
    • Създаване, съхранение и популяризиране на процедури, формуляри, инструкции
    • Организиране на входяща и изходяща кореспонденция (поща)
    • Организиране на вътрешно-фирмената кореспонденция
  • Снабдяване
    • Управление на процесите по закупуване на стоки, услуги и дълготрайни активи
    • Управление на регистър на доставчиците
    • Процес на избор на доставчици (Procurment)
  • Човешки ресурси
    • Управление на информацията за персонала
    • Управление на трудови досиета
    • Управление движението на документи, свързани с отпуски и болнични
    • Управление на атестациите
    • Заявяване и разрешаване на отпуски
  • Транспорт
    • Управление на информацията за транспортните средства
    • Управление на информацията и изтичащите срокове за транспортните средства
    • Управление транспортни документи (CMR)
  • Производство
    • Управление на проекти по разработване на нов продукт
    • Управление на проекти по текущи производствени партиди
    • Управление на информацията и изтичащите срокове за машини и съоръжения 
  • Фармация
    • Генериране и управление на електронни досиета във формат eCTD, съгласно изискванията за подаване на информация за лекарствени продукти от заявители до Изпълнителна Агенция по лекарствата (ИАЛ).
  • Богат Опит от Индустрии
    СИСТЕМАТА се използва от компании в различни индустрии, поради което има богато разнообразие от бизнес процеси и регистри, приложими в съответните дейности.
  • Мощно Търсене
    СИСТЕМАТА може да търси по всички данни и във всякакви съчетания, вкл. и чрез пълно текстово индексиране на съдържанието на файловете (постигнато чрез OCR и други технологии).
  • Адаптивност
    СИСТЕМАТА се внедряването точно спрямо нуждите на клиента, което означава, че клиентът получава точно това, което е необходимо за неговия бизнес. СИСТЕМАТА не налага ограничения за брой и вид на полетата, чрез които се описват данните, бой и вид на документите, чрез които се съхраняват файлове и се развиват процеси. Не съществува ограничение по отношение на автоматизации на процеси и валидации на данни.
  • Интеграция с други системи
    Чрез интегрираните Web Services СИСТЕМАТА може да предоставя и получава данни и файлове от други външни системи. Може да се интегрира с Активна директория, LDAP или друга система за централизирано управление на достъп.
  • Платформено независим
    Обстоятелството, че СИСТЕМАТА е уеб базирана, го прави платформено независим и не се налага инсталация за всеки потребител. Лесно се достъпва през мобилно приложение.
  • Висок контрол върху достъпа до данни и взаимодействията с данни
    СИСТЕМАТА записва всяко действие в системата, което води до пълна прозрачност по отношение на работата с информация. Изключително гъвкавото разпределяне на права за достъп до документи и папки осигурява детайлно разпределение на функциите на служителите. СИСТЕМАТА отговаря напълно на изискванията на GDPR.
  • Редактиране на файлове
    СИСТЕМАТА осигурява възможност за лесно редактиране на съдържанието файлове. В случай не необходимост от редакция на съдържание на файл, файлът не трябва да се сваля ръчно на локалния компютър и след редакция да се качва отново ръчно в СИСТЕМАТА. Чрез тази функционалност, след натискане на бутона за редакция, СИСТЕМАТА отваря файла. Всеки запис от локалното приложение се връща обратно към СИСТЕМАТА.
  • Preview на файлове
    СИСТЕМАТА генерира preview на широк набор от популярни файлове като: pdf, jpg, jpeg, png, doc, docx, docm, odm, odp, ods, odt, ppt, pot, potm, pps, pptx, ppsx, pst, xls, xlsx, xlsm, eml, html, txt.
  • Какво отличава СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ от други подобни системи?

Като функционалност и характеристики тя е нещо повече от система за управление на съдържание (Content Management) и бизнес процеси (Business Process Management), а именно платформа, която може да се внедри така, че да отговаря на всички специфични изисквания на всеки отделен бизнес или компания.

  • За кого е предназначена СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ?

СИСТЕМАТА е подходяща за всички индустрии и във всички отдели на една компания.

Изключително е полезна за работа при условията на изнесен офис (home office), тъй като осигурява на служителите всички необходими ресурси за нормално изпълнение на дейностите им, като същевременно гарантира сигурността на работа с отдалечени документи.

  • На колко езика е преведена СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ С ДОКУМЕНТИ?

СИСТЕМАТА функционира на български, английски, руски, френски, испански и немски език. Има неограничена възможност за конфигуриране на всеки друг език.

  • Има ли ограничение в броя на полетата, с които се индексират документите?

Не, системата няма никакви ограничение в броя и вида на полетата. Всяко поле може да се категоризира като: текст, число, дата, номератор, списък, релация, роля, група, таблица, карта.

  • Файловете, които се съхраняват в системата могат ли да се редактират без да се свалят?

Да.

  • Системата прави ли preview на файлове?

Да

  • Системата поддържа ли мобилна версия?

Да

  • Може ли СИСТЕМАТА да осигури работа при условията на изнесен офис (home office)?

Да, СИТЕМАТА е изключително подходяща за работа при условията на изнесен офис (home office), тъй като осигурява на служителите всички необходими ресурси, информация и документи за нормално изпълнение на дейностите им.

  • Какви са разходите за лицензи?

Няма разходи за лицензи.

  • Как мога да разбера колко ще струва конфигурирането на процеси и регистри?

Конкретна оферта може да бъде излъчена само след анализ на изискванията от нашите бизнес консултанти. На база на тази информация и богатия ни опит ние можем да формираме точната цената за внедряване.

  • Къде се инсталира СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ С ДОКУМЕНТИ?

СИСТЕМАТА може да бъде инсталирана както в инфраструктурата на клиента, така и в облачна.

  • Може ли СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ С ДОКУМЕНТИ да изчита данни от Активна директория?

Да. СИСТЕМАТА изчита периодично новите и променени записи за потребители в активна директория. Потребителите се логват в системата чрез паролите си в активната директория.

  • Може ли СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ С ДОКУМЕНТИ да комуникира с други софтуери?

Да. СИСТЕМАТА използва web services, чрез които стандартно комуникира с външни софтуерни системи като изпраща и получава данни.